ISO 9000, işletmenin koşullarına uygun bir Kalite Güvence Sistemi (KGS) geliştirilmesinde ve/veya bir başka organizasyonun KGS ’nin değerlendirilmesinde esas olarak kullanılabilecek bir modeldir. Bu modele uygunluk ise; bir işletme için birçok endüstrileşmiş ülkede kabul edilmiş olan uluslararası bir standarda uygun bir kalite güvence sistemine sahip olmak anlamına gelecektir. Model uygulandığında, kalitenin yönetilmesi için araçlar temin eden bir yönetim sisteminin gerekliliklerini tanımlar. Diğer yandan model, uygulandığı işletmeye işlem maliyetlerinin azaltılması, yönetim kontrolünün ve organizasyonunun toplam etkinliğinin iyileştirilmesi, daha iyi ürün tasarımı yapılması, hurda/yeniden işleme ve müşteri şikayetlerinde azalma, verimlilikte iyileşme, işçi-iş veren ilişkilerinde üretimdeki dar boğazların kaldırılması ve iş ortamındaki stresin azaltılması sonucu iyileşmeler yapılması, şirketin kalite kültürünün iyileştirilmesi ile çalışanlarda daha çok tatmini ve kalite bilincinin oluşturulması, müşterilere karşı işletmenin güveninin arttırılması ve dış satımda başarılı olabilmek için gerekli olan şirket imaj ve itibarının iyileştirilmesi fırsatını verir.
En basit olarak, ISO 9000 imalat ve hizmet endüstrilerinde kalite güvencesi için kurulmuş, kapsamlı bir standartlar kümesidir. ISO 9000 serileri, bir firmanın kalite sistemini geliştirmesini, belgelemesini ve çalıştırılmasını ister, yani firma içinde yönetiminin kalite tetkik uygulamaları için sahip olduğu sorumluluktan, satın alma politikalarından, eğitime kadar uzanan Kalite yönetimi uygulamalarının tümünü kapsar.
ISO 9000 standartlar serisi, KGS ’nin gelişmesini engelleyici değil, yalnızca sistem kurulması için asgari şartları belirleyen bir kılavuzdur. Standartlar firmadan firmaya değişiklikler göstermektedir. Örneğin; imalat sürecinin, tasarımda dahil olmak üzere toplamı ile uğraşan bir firmada sadece muayene ve test süreçleriyle uğraşan bir firmaya nazaran, ele alınması gereken çok sayıda husus bulunmaktadır. Her iki firmada, kendi kalite sistemlerini ISO yoluyla belgeleyebilir.
Bir işletmenin tasarım/geliştirme, imalat ve tesis kurma ile ilgili gerekliliklerini tanımlar. Burada yer alan kalite sistem unsurlarından bir ya da daha çoğu işletmenin fonksiyonlarını arasında yer almıyorsa, bu durum kalite el kitabında belirtilmelidir. 9001, hizmet organizasyonları için de uygulanabilir özelliğe sahiptir. Standart, işletmenin büyüklüğüne değil, fonksiyonuna bağlıdır. Ürün tasarımı ve satış sonrası hizmet işlevi olan beyaz eşya ya da otomobil vb. üretimi yapan işletmeler ISO 9001‘e göre belgelenebilir.
Bilgisayar, otomobil, çeşitli aletler yapan firmalar ISO 9001 belgesi alabilecek firmalardır. Standart büyüklüğe göre değil, fonksiyona dayanır. Örneğin; sadece 90 işçi çalıştıran bir firmada yukarıdaki fonksiyonlara sahipse ISO 9001’e başvurabilir.